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本文將告訴您,使用者至今仍未發現的一些最強大又有用的 Microsoft Excel 特性和功能。例如,您可能為了執行某種計算而建立新巨集,但事實上現有的公式或函數就可以完成該計算工作。或者,您可能為了執行某項工作而建立新巨集,殊不知使用現有的功能即可執行該項工作。

 

~ 聯結多欄文字~

您可以使用 & 運算子或 CONCATENATE 函數來連接或合併多欄文字;例如,假設您在儲存格 A1:C2 中輸入下列資料:

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如果要在儲存格 D2 中放置全名,請輸入下列其中一種公式:

$D$2:=CONCATENATE(A2," ",B2," ",C2)

$D$2:=A1&" "&B2&" "&C2

注意: 儲存格之間的空格 (" ") 用於在顯示的文字之間插入空格。

 

~ 設定列印範圍~

從 Microsoft Excel 97 for Windows 開始,[檔案] 功能表提供了  [設定列印範圍] 工具列按鈕。您可以按一下 [設定列印範圍] 工具列按鈕,將列印範圍設定為目前選取範圍。當您在現有的工具列上加入 [設定列印範圍] 工具列按鈕後,只要按一下 [設定列印範圍] 就能輕易地將列印範圍設定為目前選取範圍。

如果要在 Excel 中加入 [設定列印範圍] 工具列按鈕,請依照下列步驟執行:

  1. [檢視] 功能表上,指向 [工具列],然後按一下 [自訂]
  2. 按一下 [指令] 索引標籤。
  3. [類別] 下方按一下 [檔案],然後捲動指令清單,直到看見 [設定列印範圍] 工具列按鈕為止。
  4. 按一下 [設定列印範圍],再將該指令拖曳到現有的工具列上。
 

~ 剔除清單中重複的項目~

如果您所建立的項目清單包含重複的項目,而您希望取得不含重複記錄的清單,這時請用 Excel 的 [進階篩選] 指令。

如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:

  1. 在新活頁簿的儲存格 A1:A10 中輸入下列資料:

    image

    [資料] 功能表上,指向 [篩選],然後按一下 [進階篩選]

  2. [執行] 下方,按一下 [複製到]
  3. [資料範圍] 方塊中,輸入 $A$1:$A$10。
  4. 按一下 [不選重複的記錄],然後在 [複製到] 方塊中輸入 $B$1,再按一下 [確定]

    下列不含重複記錄的清單便會出現於欄 B:

    image

  5.  

請注意,這種方法也適用於多欄。您可以使用 [進階篩選] 指令將列隱藏起來。

 

~ 將文字值乘以 1 使文字變成數字~

有時候當您從其他來源匯入檔案時,數值資料可能看似數字但實際上卻是文字值。如果要解決這個問題,請將這些值轉換成數字。其中一種可行的方法是將這些文字值乘以 1。

如果要轉換文字值,請依照下列步驟執行:

  1. 按一下工作表中的空白儲存格,確定該儲存格並非文字格式,然後在該儲存格中輸入 1。
  2. 在已選取該儲存格的情況下,從 [編輯] 功能表按一下 [複製]
  3. 選取您要將其值轉換成數字的儲存格範圍。
  4. [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上]
  5. [運算] 下方,按一下 [乘],然後按一下 [確定]

此方法可將文字轉換成數字。您可以檢查數字的對齊情形,看看是否已經順利轉換文字值。如果您使用「一般」格式,而且數值靠右對齊,那麼這些值就是數字;文字值會靠左對齊。

 

~ 使用「匯入字串精靈」將文字變成數字~

如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:

  1. 選取您要將其值轉換成數字的儲存格範圍。
  2. [資料] 功能表上,按一下 [資料剖析]
  3. 按兩次 [下一步] 跳到精靈的步驟 3。
  4. [欄位的資料格式] 群組方塊中,按一下 [一般],然後按一下 [完成]

此方法可將文字轉換成數字。您可以檢查數字的對齊情形,看看是否已經順利轉換文字值。如果您使用「一般」格式,而且數值靠右對齊,那麼這些值就是數字;文字值會靠左對齊。

 

~ 將附帶小數點的大綱數字排序~

假設您在儲存格 A1:A6 中建立了下列大綱數字:

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當您將大綱數字排序後,其順序並不會改變。大綱數字仍然依照您原本輸入的順序顯示。不過,如果您想要對每個小數點之間的數字進行排序,請使用「匯入字串精靈」。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:

  1. 選取儲存格 A1:A6。
  2. [資料] 功能表上,按一下 [資料剖析]
  3. 在「匯入字串精靈」的步驟 1,按一下 [分隔符號],再按 [下一步]
  4. [分隔符號] 群組方塊中,按一下每個核取方塊將它們全部取消選取,只選取 [其他] 核取方塊。在 [其他] 核取方塊旁的方塊中輸入一個小數點,再按 [下一步]
  5. 在步驟 3 的 [目標儲存格] 方塊中輸入 $B$1,以免覆寫了原來的大綱數字,然後按一下 [完成]

    欄 B、C 和 D 便會出現數字。

  6. 選取儲存格 A1:D6。
  7. [資料] 功能表上,按一下 [排序]
  8. [主要鍵] 清單中,按一下 [欄 B]
  9. [次要鍵] 方塊中,按一下 [欄 C]
  10. [第三鍵] 清單中,按一下 [欄 D],然後按一下 [確定]

排序後的清單顯示於欄 A。

 

~ 使用資料表單在清單中新增記錄~

如果您要在清單中新增記錄,可以使用預先定義的資料表單。首先,請按一下清單中的某個儲存格,再從 [資料] 功能表按一下 [表單]

Public/EN-US/Office/Excel/843504A.gif

 

~ 輸入目前的日期或時間~

如果要迅速地在儲存格中輸入目前的日期,請按  CTRL+;  再按  ENTER鍵。

如果要迅速地在儲存格中輸入目前時間,請按 CTRL+:   再按 ENTER鍵。

 

~ 檢視公式裡的引數~

當儲存格包含公式時,您可以按  CTRL+SHIFT+A  查看公式裡的引數。如果您輸入

=RATE  再按  CTRL+SHIFT+A  ,就能查看 RATE 函數的所有引數,例如

=RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess)

。如果您想查看更多細節,請輸入  =RATE  再按   CTRL+A  以顯示「函數引數」精靈。

 

~ 在儲存格範圍內輸入相同的文字或公式~

如果要迅速地在儲存格範圍內輸入相同的文字或公式,請依照下列步驟執行:

  1. 選取您要填入資料的儲存格範圍。
  2. 輸入文字或公式,但是不要按 ENTER 鍵。請改按 CTRL+ENTER 鍵。

資料便會出現在您所選取的範圍內。

 

~ 連結文字方塊到儲存格中的資料~

如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:

  1. [繪圖] 工具列上,按一下 [文字方塊],再按一下工作表並拖曳滑鼠指標以建立文字方塊。
  2. 如果要用資料編輯列修改資料,請按一下資料編輯列或按 F2 鍵。
  3. 輸入連結公式 (例如,輸入 =A1),然後按 ENTER 鍵。

您在連結的儲存格中輸入的文字便會出現於文字方塊內,譬如 A1 。您可以視需要將文字方塊移到任何工作表或活頁簿。

 

~ 連結圖片到儲存格範圍~

您可以複製儲存格範圍,再將其圖片結果貼到工作表中。如果這麼做,您就可以很容易地查看工作表中任何一處的儲存格內容。您可以運用此方法,在單一頁面上列印不相鄰的儲存格。圖片將與儲存格範圍相連結,而且會隨著範圍的內容及格式有所變更而進行更新。如果要建立連結圖片,請依照下列步驟執行:

  1. 選取儲存格範圍。
  2. [編輯] 功能表上,按一下 [複製]
  3. 選取您要呈現圖片的儲存格。
  4. 按住 SHIFT 鍵,然後在 [編輯] 功能表上,按一下 [貼上圖片連結]

產生的結果是來源儲存格的快照,因此會隨著其內容或格式有所變更而進行更新。

 

~ 冗長的公式疑難排解~

如果您在工作表中建立的冗長公式並未傳回預期的結果,請在資料編輯列中拖曳滑鼠指標來選取公式部分,然後再按 F9 鍵。這樣做便只會評估您所選取的公式部分。

重要 如果您按 ENTER 鍵,就會刪除公式的部分。因此,評估完成後請記得改按 ESC 鍵。不過,如果您不小心按到 ENTER 鍵,還是可以按 CTRL+Z 復原變更。

 

~ 檢視已定義之名稱的圖形對應~

注意

本節介紹的方法僅適用於 Excel 97 for Windows。

當您將工作表的 [顯示比例] 方塊值設定成 39% 或更低時,螢幕上就會有個矩形區域顯示已定義的名稱,其定義的儲存格範圍包含兩個或更多相鄰儲存格。如果您在 [一般] 工具列上按 [顯示比例],然後輸入 40% 或以上的數值,則原先識別已命名範圍的矩形隨即自動消失。請注意,更早的 Microsoft Excel 版本並無此功能。

 

~ 將既有的儲存格內容填入一欄空白儲存格~

假設您在欄 A 中輸入下列名稱:

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如果您希望這些名稱能正確排序,請將名稱填入空白儲存格。如果要執行這項操作,請依照下列步驟執行:

  1. 選取儲存格 A1:A10。
  2. [編輯] 功能表上,按一下 [到]
  3. 按一下 [特殊],再按一下 [空格],然後按一下 [確定]
  4. 輸入 =a1,然後按 CTRL+ENTER。

    這個步驟會在您所選取的空白儲存格中填入名稱。

  5. 選取儲存格 A1:A10。
  6. [編輯] 功能表上,按一下 [複製]
  7. [編輯] 功能表上,按一下 [選擇性貼上]
  8. [貼上] 群組下方,按一下 [值],再按一下 [確定]

名稱便會自動往下填滿各儲存格。

 

~ 從相對參照切換到絕對參照~

您可以按 F4 鍵切換公式的相對和絕對儲存格位址。當您在資料編輯列輸入公式時,請用相對位址格式的儲存格參照,例如 A1。輸入參照後再按 F4 鍵,儲存格參照就會自動變成絕對儲存格參照,例如 $A$1 。您也可以繼續按 F4 鍵,以顯示絕對參照和相對參照的混合格式。

如需有關儲存格參照的詳細資訊,請在 Microsoft Excel 說明中按一下 [尋找] 索引標籤,輸入「絕對和相對」,再按兩下「相對參照和絕對參照之間的差異」主題。

 

~ 使用 OFFSET 函數修改插入的儲存格中的資料~

假設儲存格 A1:A7 包含下列資料,而您希望在此範圍內使用最後一列減去第一列:

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假設您始終都要在最後一個儲存格底下相隔兩列的位置使用公式,且該公式和含有資料的最後一個儲存格之間有一個空白儲存格。假定您在空白儲存格處新插入一列 (以下範例中的列 6);您希望建立公式用儲存格 A6 的資料減去儲存格 A1 的資料,而不是用儲存格 A5 的資料來減。

請注意此範例中,如果您在 A6 處插入含有資料的新列,公式 =A5-A1 就不會使用列 A6 的資料執行減法。

如果要執行這項操作,請使用 OFFSET 函數。OFFSET 函數會傳回範圍的參照,該範圍與某儲存格或儲存格範圍相距指定的列數和欄數。本範例應該使用下列公式:

=OFFSET(A6,-1,0)-A1

OFFSET 公式不會固定在 A6 的上一列,而是當您插入新列後就會隨之變更位置。

 

~ 使用「進階篩選」指令~

如果您在 Excel 中建立資料清單,而且希望從中選取某些項目後複製到其他工作表,這時就可以使用 Excel 的 「進階篩選」指令。如果要使用這個指令,請在 [資料] 功能表上指向 [篩選] ,再按一下 [進階篩選] ,然後依照畫面上的指示執行。如果您不確定 Excel 提示的資訊涵義,請參閱 Microsoft Excel 說明。

 

~ 使用條件式加總合計資料~

假設您在儲存格 A1:A10 中建立資料清單,而且希望加總所有大於 50 小於 200 的值。如果要執行這項操作,請使用下列陣列公式:

=SUM(IF(A1:A10>=50,IF(A1:A10<=200,A1:A10,0),0))

注意: 請按 CTRL+SHIFT+ENTER 以確保輸入的公式是陣列。當您按此組合鍵之後,就會看到公式位於大括號 {} 內。切勿嘗試手動輸入大括號。

此公式對範圍內的每個儲存格使用巢狀 IF 函數,並且只在兩項測試條件都符合時才將儲存格值納入加法計算。

 

~ 使用條件式加總計算資料項目個數~

假設您在儲存格 A1:A10 中建立資料清單,而且希望計算所有大於 50 小於 200 的數值資料項目個數。如果要執行這項操作,請使用下列公式:

=SUM(IF(A1:A10>=50,IF(A1:A10<=200,1,0),0))

注意: 請按 CTRL+SHIFT+ENTER 以確保輸入的公式是陣列。當您按此組合鍵之後,就會看到公式位於大括號 {} 內。切勿嘗試手動輸入大括號。

此公式對範圍內的每個儲存格使用巢狀 IF 函數,並且只在兩項測試條件都符合時才將合計個數累加 1。

 

~ 使用 INDEX 函數和 MATCH 函數查詢資料~

假設您在儲存格 A1:C5 中建立下列資訊表格,且該表格的儲存格 C1:C5 包含年齡資訊:

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假設您想使用人名來查詢年齡。如果要執行這項操作,請使用 INDEX函數和 MATCH函數的組合,如以下範例公式所示:

=INDEX($A$1:$C$5, MATCH("Mary",$A$1:$A$5,),3)

此範例公式使用儲存格 A1:C5 當做表格,並在第三欄查詢 Mary 的年齡。公式將傳回 22。

 

~ 拖曳填滿控點以建立數字數列~

藉由拖曳儲存格的填滿控點,您就可以將該儲存格的內容複製到同一列或欄的其他儲存格中。如果儲存格中包含 Excel 可以推估為數列的數字、日期或時段,數值則會遞增而非複製。例如,如果儲存格資料是「一月」,您就可以在同一列或欄的其他儲存格中迅速填入「二月」、「三月」等等。您也可以針對常用的文字項目建立自訂的填滿數列,譬如貴公司的銷售區域。

 

~ 自動填滿資料~

您可以按兩下選定儲存格的填滿控點,沿著同一欄往下填滿該儲存格的內容,且填滿的列數如同相鄰欄的列數。例如,如果您在儲存格 A1:A20 中輸入資料,又在儲存格 B1 中輸入公式或文字然後按 ENTER 鍵,則當您按兩下填滿控點時,Excel 便會沿著該欄的儲存格 B1 到儲存格 B20 往下填滿資料。

 

~ 對未排序的資料使用 VLOOKUP 函數~

在 Excel 97 for Windows 及後續版本中,您可以對未排序的資料使用 VLOOKUP函數。但是,您必須為此公式額外增加一個引數。如果您並未指定 Range_Lookup 引數的值,其值則預設為 TRUE。請注意,Range_Lookup 引數是第四個引數。這樣做是為了使函數與舊版的 Excel 相容。

如果要讓 VLOOKUP 函數能正確處理未排序的資料,請將 Range_Lookup 引數改為 FALSE。下列範例函數將在稍早<使用 INDEX 函數和 MATCH 函數查詢資料>一節所建立的資料表格中查詢 Stan 的年齡:

=VLOOKUP("Stan",$A$2:$C$5,3,FALSE)

 

~ 每逢第三個數字便將其傳回~

假設您在儲存格 A1:A12 中建立下列資料表格,而且希望在某欄中每逢第三個數字便將該數字取回,然後放入相鄰的欄:

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如果要執行這項操作,請使用 ROW 函數搭配 OFFSET 函數,如以下範例函數所示:

=OFFSET($A$1,ROW()*3-1,0)

此公式取決於其輸入的儲存格位置所在的列。在此公式中,ROW 函數會將輸入該公式的儲存格位置所在的列號傳回。傳回的數字再乘以 3。 OFFSET 函數則將作用中儲存格從儲存格 A1 往下移動指定的列數,每逢第三個數字便將其傳回。

 

~ 四捨五入到最接近的貨幣值~

假設您在工作表的儲存格 A1:A3 中輸入下列公式:

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假定您要處理金額,且計算結果為貨幣格式。傳回值如下所示:

image

如您所見,儲存格 A3 中的總計並不正確。其問題在於,儘管數字格式 (貨幣) 已將顯示的值四捨五入,基礎值仍然未能捨入到最接近的貨幣值。您可以使用 ROUND 函數來解決這個問題。例如,請將公式改成這樣:

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ROUND 函數的第二個引數指示 Excel 應該捨入到第幾位數。在此情況下,2 指示 Excel 捨入到最接近的百位數。

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Chuan's Palace

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